Waar ik in de vorige blog de contouren van een zakelijke samenwerking heb geschetst, gaat het in deze blog over de voorfase. Om tot een samenwerking te kunnen komen, zal er informatie tussen de beoogde partners moeten worden gedeeld. In de wetenschap dat niet iedere samenwerking succesvol hoeft te zijn, is het te adviseren dat partijen eerst afspraken maken over de (vertrouwelijke) informatie die zij delen. Dit kan in een geheimhoudingsovereenkomst, beter bekend onder de Engelse term ‘NDA’ (Non-Disclosure Agreement). Maar wat neem je hier nu in op?
Geheimhouding
Het onderwerp ‘geheimhouding’ maakt steevast onderdeel uit van diverse overeenkomsten. In het kader van een samenwerking verdient het aanbeveling dit onderwerp naar voren te halen omdat veelal eerst informatie met elkaar wordt gedeeld voordat de samenwerking tot stand komt. Door eerst overeen te komen dat de informatie die partijen met elkaar delen vertrouwelijk is, beschermt iedere partij zijn positie. Ook in het geval dat het uiteindelijk niet komt tot een samenwerking.
5 must haves
In een samenwerking zullen alle partners vertrouwelijke informatie delen en dus zou wederkerigheid het uitgangspunt moeten zijn. Dit is bijvoorbeeld anders bij onderhandelingen in het kader van een koopovereenkomst. Daar beschikt de verkoper veelal over meer informatie dan de koper en zal wederkerigheid dus niet het uitgangspunt zijn. De must haves voor iedere geheimhoudingsovereenkomst zijn:
1. Wie?
Met wie ga je informatie delen? Dat zal in eerste instantie de beoogde partners zijn, maar het kan zijn dat ook andere partijen (partners, adviseurs, medewerkers) kennis van de te delen informatie nodig hebben. De partner zal die vertrouwelijkheid dan moeten waarborgen of desnoods zullen aanvullende geheimhoudingsovereenkomsten met die partijen moeten worden aangegaan.
2. Wat?
Partners zullen moeten bedenken wat nu vertrouwelijke informatie is en hoe hier mee om te gaan. Vermijd het mondeling delen van vertrouwelijke informatie. Zo kan niet worden aangetoond dat deze informatie vertrouwelijk is, wat er precies is gedeeld en met wie. Zorg ervoor dat voor beide partijen helder is welke informatie vertrouwelijk is en welke niet. Verder zal informatie niet (meer) geheim zijn, als deze is te verkrijgen via openbare kanalen of van een derde is verkregen. Regel dit ook in de geheimhoudingsovereenkomst.
3. Doel
De vertrouwelijkheid van de informatie zal moeten worden gerelateerd aan het doel van de geheimhouding. Beschrijf daarom nauwkeurig de samenwerking en wel zo specifiek mogelijk, maar zorg ervoor dat er geen verplichting instaat om de samenwerking aan te gaan. Het gaat immers nog slechts over de voorfase.
4. Boete
Door een boetebeding op te nemen, is het voor een partij makkelijker de schade te bepalen, indien de andere partij een verplichting in de geheimhoudingsovereenkomst schendt. Bedenk daarbij ook of de boete als maximale schade geldt of dat aanvullende schadevergoeding of nakoming van de overeenkomst mogelijk blijft.
5. Duur
Partijen zullen moeten opnemen hoe lang zij denken vertrouwelijke informatie met elkaar te delen. De informatie die tijdens de looptijd wordt gedeeld, valt onder de geheimhoudingsovereenkomst. Bedenk echter dat ook na de looptijd van de geheimhoudingsovereenkomst bepaalde bedingen uit die overeenkomst zullen moeten overleven. Als er een samenwerking tot stand komt, zal het onderwerp ‘geheimhouding’ in die samenwerking moeten worden geregeld met inachtneming van de geheimhoudingsovereenkomst. Komt er geen samenwerking tot stand, dan is het van belang dat geldigheid van bepaalde bedingen in de geheimhoudingsovereenkomst langer duurt dan de looptijd daarvan. Zo voorkom je dat de beoogde samenwerkingspartner je concurrentie aandoet met informatie die van jou is verkregen.
Sparren of overleggen?
Naast deze 5 must haves zal een geheimhoudingsovereenkomst uiteraard meer elementen moeten bevatten. In de volgende blog bespreek ik de mogelijkheden van vastlegging van de intentie van de partners.
Wil je meer weten over dit onderwerp of heb je advies nodig? Neem dan gerust contact met mij op. Ik ben te bereiken op het nummer 085 – 303 64 29 of mail naar martijn@LEANlawyers.nl
