AI Beleid

Inleiding

LEAN LAWYERS is een vernieuwend advocatenkantoor. Wij geloven dat innovatie en juridische kwaliteit elkaar kunnen versterken. Daarom omarmen wij technologische ontwikkelingen die onze dienstverlening efficiënter en beter maken.

Kunstmatige intelligentie (AI) speelt daarin een steeds grotere rol. De inzet van AI maakt ons werk sneller en slimmer en biedt kansen om waarde voor onze cliënten te creëren. Tegelijkertijd zijn wij ons zeer bewust van de maatschappelijke positie van onze beroepsgroep en onze verantwoordelijkheid en zorgplicht jegens onze cliënten. Wij gebruiken AI alleen veilig, verantwoord en in lijn met de kernwaarden van de advocatuur.

Dit beleid beschrijft hoe wij als kantoor omgaan met AI en hoe wij AI gebruiken binnen onze dienstverlening.

Waarom gebruiken wij AI?

Wij zetten AI in om onze juridische dienstverlening te optimaliseren. AI stelt ons in staat om sneller informatie te analyseren, patronen te herkennen en eerste concepten te genereren. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor meer creatief denkwerk, het geven van strategisch advies en het bieden van persoonlijke aandacht voor onze cliënten. Daarnaast willen we AI gebruiken om (interne) processen te kunnen automatiseren.

Uitgangspunten bij gebruik van AI

Het gebruik van AI binnen LEAN LAWYERS is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

• AI ondersteunt het werk van de advocaat, maar vervangt deze nooit;
• de advocaat blijft altijd eindverantwoordelijk voor het juridisch advies en de behartiging van cliëntbelangen;
• Wij informeren cliënten over het gebruik van AI in hun dossier.
• het gebruik van AI doet geen afbreuk aan onafhankelijkheid, partijdigheid, deskundigheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de advocaat;
• naleving van wet- en regelgeving en beroepsregels staat altijd voorop; en
• Alleen door ons geaccepteerde AI-tools mogen gebruikt worden voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Hoe gebruiken wij AI?

AI wordt uitsluitend ingezet ter ondersteuning van ons werk. Wij gebruiken AI bijvoorbeeld bij het genereren van concept overeenkomsten, het analyseren en filteren van relevante rechtspraak, het onderzoeken van juridische vraagstukken en voor klantvriendelijke extra’s. Bij dat laatste kan worden geacht aan het creëren van een overzicht, een samenvatting of een vertaling.

In alle gevallen is een advocaat verantwoordelijk voor de uiteindelijke inhoud, controle en verzending van adviezen, processtukken en correspondentie. AI vervangt nooit juridisch advies en de menselijke maat. Bij gebruik van AI voor juridisch onderzoek worden citaten, ECLI-nummers en overige juridische bronverwijzingen altijd handmatig door de advocaat geverifieerd aan de primaire bron vóór gebruik in adviezen of processtukken. Wij zetten voor juridisch onderzoek uitsluitend AI-tools in die traceerbare bronvermelding bieden.

De eindverantwoordelijkheid van het gebruik van een AI-tool ligt altijd bij onze advocaten.

Vertrouwelijke cliëntinformatie en bescherming van cliëntgegevens

Wij verwerken nooit persoonsgegevens en vertrouwelijke klantinformatie in open, publiek toegankelijke AI-systemen. Wij vermijden het gebruik van gratis AI tools. Indien wel gebruik wordt gemaakt van gratis AI tools gebeurt dat op geanonimiseerde of gepseudonimiseerde basis, tenzij van de cliënt toestemming is verkregen om hiervan af te wijken.

Verwerking van cliëntgegevens vindt uitsluitend plaats binnen gesloten en gecontroleerde systemen waarbij de vertrouwelijkheid van clientinformatie en de bescherming van clientgegevens door de systeemleverancier aan ons gewaarborgd is.

Wij zijn ons terdege bewust van impliciete dataverzameling door AI-tools, zoals de verwerking van locatiegegevens, metagegevens of browsersessies naast de actieve invoer. Medewerkers zijn verplicht de werking van elke gebruikte AI-tool op dit punt te kennen. Dit wordt meegenomen in de toolselectiebeoordeling en de interne scholing.

Hoe kiezen wij een AI-tool?

Bij de selectie en inzet van AI-tools hanteren wij een zorgvuldig en transparant afwegingskader. Wij gebruiken uitsluitend AI-oplossingen die aantoonbaar voldoen aan geldende Nederlandse en Europese wet- en regelgeving, waaronder de AVG en de Europese AI-verordening.

Bij de keuze voor een AI-tool letten wij in ieder geval op de volgende criteria:

• Wet- en regelgeving: de tool moet compliant zijn met Europese en Nederlandse regelgeving en specifiek op het gebied van gegevensbescherming en AI.
• Dataverwerking en hosting: De servers waarop data worden verwerkt en opgeslagen zijn bij voorkeur in de Europese Unie gevestigd. Hiermee beperken wij risico’s rondom doorgifte van gegevens bij bijvoorbeeld het trainen van AI-modellen.
• Datagebruik: cliëntgegevens mogen niet worden gebruikt voor het (her)trainen van modellen.
• Beveiliging: de leverancier moet passende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen om data te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of datalekken.
• Transparantie en contractuele waarborgen: wij beoordelen contractvoorwaarden op onder meer data-eigendom, intellectuele eigendomsrechten, aansprakelijkheid, auditmogelijkheden en exit-regelingen.
• Risicoklassificatie: wij beoordelen elke te gebruiken AI-tool aan de hand van de risicocategorieën van de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689). Wij leggen per tool vast in welke categorie deze valt en welke verplichtingen daaruit voortvloeien, waaronder de transparantieverplichtingen van art. 50 AI-verordening voor generatieve AI-toepassingen.

Waarborgen van kwaliteit

Wij hechten grote waarde aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Daarom wordt AI-output nooit ongecontroleerd overgenomen in adviezen of stukken. Wij controleren altijd resultaten die met behulp van AI zijn gegenereerd.

Wij scholen onze medewerkers periodiek op de werking van generatieve AI, LLM-principes, prompt-engineering, het herkennen van hallucinaties en onjuiste bronverwijzingen, bias-mitigatie en de relevante wet- en regelgeving.

Her-/bijscholing vindt minimaal jaarlijks plaats als onderdeel van de permanente educatie. Intern worden best practices structureel gedeeld. Wij evalueren het gebruik van AI in onze dienstverlening en de kwaliteit van de gebruikte AI-tools en we houden de ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving als ook aanbevelingen vanuit de Nederlandse Orde van Advocaten nauwlettend in de gaten. Zo nodig passen we ons beleid en onze werkwijze aan.

Transparantie

Wij communiceren intern en extern open over het gebruik van AI. Transparantie naar cliënten is een randvoorwaarde. Dit beleid is dan ook openbaar toegankelijk via onze website.

Voldoen aan richtlijnen en aanbevelingen van de Nederlandse Orde van Advocaten

Ons beleid is opgebouwd in lijn met de aanbevelingen AI in de advocatuur van de Nederlandse Orde van Advocaten. Daarbij houden we de ontwikkelingen voor onze beroepsgroep nauwlettend in de gaten. Tevens reflecteren wij regelmatig op het gebruik van AI binnen ons kantoor.

AI-verantwoordelijke

Om uitvoering te geven aan de controlecyclus en de AVG-verantwoordingsplicht wijst LEAN LAWYERS intern een AI-contactpersoon aan. Deze persoon houdt het toolregister bij, coördineert de jaarlijkse beleidsevaluatie en volgt de ontwikkelingen van de NOvA en de wetgever op het gebied van AI.

Verankering in algemene voorwaarden

De manier waarop wij AI inzetten in het werk voor en met cliënten is onderdeel van onze algemene voorwaarden. Hiermee waarborgen we dat cliënt – bij de acceptatie van de opdracht – niet alleen op de hoogte is van de wijze waarop wij AI inzetten maar hier ook mee akkoord is. De cliënt heeft via onze website toegang tot ons AI-beleid.

Tot slot

Wij zien AI als een hulpmiddel en geen doel op zich. Met dit beleid bieden wij innovatieve juridische dienstverlening, zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid en vertrouwelijkheid van onze dienstverlening. Indien u vragen of opmerkingen heeft over het AI beleid, neem dan contact op met onze AI-verantwoordelijke via [email protected].

Dit beleid wordt periodiek geëvalueerd en bijgesteld aan de hand van technologische en juridische ontwikkelingen, met respect voor de kernwaarden van de advocatuur en in lijn met Nederlandse en Europese wet- en regelgeving.

Bijlage(n):

• AI-toolregister

AI-toolregister (overzicht van goedgekeurde tools)