De EU Deforestation Regulation (EUDR, Verordening (EU) 2023/1115 en in Nederland ook wel de Ontbossingsverordening genoemd) is vanaf eind 2025 leidend voor bedrijven die producten als rundvlees, hout, cacao, koffie, palmolie, soja of rubber op de EU-markt willen brengen of uit de EU exporteren. De kern? Elk product moet aantoonbaar vrij zijn van ontbossing na 31 december 2020 én voldoen aan de lokale wetgeving van het herkomstland. Dit betekent diepgaande supply chain due diligence, structurele risicobeheersing en documentatieplicht.
Stap 1. Begrijp je rol, toeleveringsketen en producten
De verplichtingen hangen sterk af van de positie in de keten (operator, trader, downstream-operator) en het type product. Ondernemingen moeten allereerst helder krijgen:
- Ben ik operator (eerste op de EU-markt of exporteur) of trader (doorverkoper binnen de EU zonder bewerking)?
- Welke producten (“grondstoffen en afgeleiden”) vallen binnen het EUDR-bereik?
- Hoe loopt de supply chain – van de bron tot het eindproduct? Zonder deze basisstappen is een verantwoord risicoprofiel onmogelijk.
Stap 2. Breng relevante producten, leveranciers en herkomstlanden volledig in kaart
Leg per product en leverancier vast:
- Herkomst (land/regio)
- Betrokken producenten/schakels
- HS-codes (douanecode, zie bijlage I EUDR)
- Mogelijke laag-risicolanden voor vereenvoudigd proces Deze mapping is essentieel voor traceerbaarheid, risico-inschatting én het voorkomen van hiaten in compliance. Door leveranciers te screenen op hun rol (primaire exploitant, micro/mkb, downstream-actor) wordt duidelijk wie een volledige due diligence moet verrichten en wie vereenvoudigde verplichtingen krijgt.
Stap 3. Verzamel en organiseer de vereiste gegevens/dossiers
Bundel alle gevraagde informatie:
- GPS-locaties/polygonen van oorsprongspercelen
- Productiedata (na 31-12-2020)
- Juridische documenten (grondtitel, vergunningen, arbeids-, milieu- en inheemse rechten)
- Bewijs van ontbossingsvrijheid (bijv. satellietdata, landgebruikgeschiedenis)
- Gegevens van leveranciers en afnemers Zorg dat deze gegevens begrijpelijk, verifieerbaar en vijf jaar toegankelijk zijn—digitaal vastleggen verdient daarbij sterk de voorkeur.
Stap 4. Combineer risicoanalyse en risicobeperking tot structurele risicosturing
Integreer de EUDR-risicobeoordeling (artikel 10) en risicobeperking (artikel 11) in één cyclische workflow:
- Beoordeel risico’s op landniveau (ontbossingstrends, juridische handhaving), ketenniveau (aantal schakels, transparantie) en perceel/supplier-niveau (documenten, gedrag).
- Zodra meer dan een verwaarloosbaar risico is geïdentificeerd, moeten bedrijven actief mitigeren: additioneel bewijs verzamelen, leveranciers betrekken, eventueel auditen of leveringskanalen uitsluiten. Maak risicobeheersing onderdeel van leveranciersmanagement en voer onafhankelijke checks uit wanneer nodig.
Stap 5. Formuleer, indien vereist, de EUDR-due diligence statement (DDS) en borg volledige documentatie
Voor elke zending met relevante producten moet tijdig een DDS worden opgesteld en digitaal ingediend via het TRACES-systeem van de EU. Hierin bevestigt de operator formeel dat het product voldoet aan de EUDR-eisen.
Zorg daarnaast voor een administratiesysteem dat:
- Alle DDS’en (met unieke referentie) koppelt aan zendingen en interne dossiers
- Referentienummers vastlegt voor latere audits
- Ook downstream-partijen de juiste documentatie kunnen doorgeven en bewaren
Stap 6. Implementeer continue monitoring, updates en governance
Naleving stopt niet bij een enkele DDS:
- Blijf elke nieuwe partij producten herleiden naar de bron, vóór verkoop of export
- Monitor veranderingen in landenrisico’s en wettelijke eisen
- Bewaar alle dossiers en beoordelingen vijf jaar
- Wees voorbereid op audits door autoriteiten, inclusief snelle documentatie-output
- Publiceer als groot/middenbedrijf jaarlijks een compliance-samenvatting
Tot slot: Zet technologie en due diligence-tools slim in
Het handmatig beheren van EUDR-compliance is risicovol en inefficiënt. Digitale due diligence-tools centraliseren data, automatiseren risicobeoordeling en maken DDS-indiening en monitoring schaalbaar—dat is onmisbaar voor structurele compliance en directe responstijd op veranderingen in wetgeving of markt.
Aanvullende praktijk- en governance tips
- Start vroeg: Doorlooptijden bij leveranciers en IT kunnen knelpunten veroorzaken.
- Gebruik standaard vragenlijsten en documenten voor supplier onboarding.
- Implementeer een juridisch-gevalideerd DD-systeem, inclusief autorisatieregels en audit logging.
- Leg contractueel vast bij leveranciers dat zij volledige medewerking verlenen aan EUDR-vraagstukken.
Voor wie is deze gids?
Deze gids is bedoeld voor bedrijven die operationeel of strategisch te maken krijgen met EUDR en behoefte hebben aan een gestructureerde, juridisch onderbouwde aanpak die meerwaarde levert in riskmanagement, governance en duurzaamheid.
Kernpunten en vervolgstappen
- Optimaliseer het identificeren van rol, keten en producten
- Digitaliseer datavastlegging en risicobeoordeling
- Implementeer een integraal governanceproces voor EUDR-compliance
- Herzie en actualiseer de aanpak continu in lijn met nieuwe regelgeving
- Overweeg tijdelijke ondersteuning van externe juridische experts om het systeem te valideren of snel te implementeren
Meer weten, overleggen of even sparren?
Neem contact op met Dries Beljon (dr***@*********rs.nl) en/of Mathijs Arts (ma*****@*********rs.nl) voor advies of een quick scan van uw EUDR-aanpak. Voor uitgebreide modeldocumenten, checklists of compliance-audits, bieden wij uiteraard ondersteuning op maat.