Wanneer je als (HR-medewerker van een) werkgever een werknemer van fraude verdenkt, dan wil je natuurlijk het liefst de arbeidsovereenkomst zo snel mogelijk beëindigen. Maar let op, ga voorzichtig en vooral doordacht te werk!
Hoe sterk en duidelijk is de verdenking?
Hoe je als werkgever het beste te werk gaat, hangt allereerst af van de verdenking; hoe sterk en duidelijk is die verdenking eigenlijk? Ga je af op echte vaststaande feiten die overduidelijk alleen maar kunnen leiden tot de conclusie dat deze specifieke werknemer echt fout zit? Is het met andere woorden klip en klaar dat hij of zij gefraudeerd heeft? Of is het slechts een gevoel dat sprake is van fraude of dat deze werknemer de bad guy is? Het gaat er namelijk in de kern om of je als werkgever over voldoende ‘sluitend bewijs’ beschikt of niet?
Sluitend bewijs nodig
Bij ‘sluitend bewijs’ kun je denken aan videobeelden waaruit duidelijk blijkt dat dit specifieke personeelslid een greep in de kas heeft gedaan. Een ander voorbeeld is een declaratie die niet overduidelijk niet kan kloppen, omdat de betreffende werknemer reiskosten declareert voor een buitenlandtrip terwijl je 100% zeker weet dat hij die dag op zijn reguliere werkplek hier in Nederland is geweest.
Goed onderzoek noodzakelijk
Als er niet of onvoldoende bewijs is om de verdenking die je hebt ‘hard’ te maken, dan doe je er als werkgever verstandig aan om eerst een goed onderzoek in te stellen. Je zoekt daarbij uit wat er nu echt aan de hand is en of de betreffende medewerker daar iets mee te maken heeft én je verzamelt tijdens dit onderzoek bewijs en stelt dit veilig.
Wel of niet informeren over het fraudeonderzoek?
Zo’n onderzoek kan gedaan worden zonder dat de medewerker of collega’s hiervan af weten, door bijvoorbeeld een (verborgen) camera op te hangen, speciale software te installeren of – kijken als je kijkt naar het voorbeeld wat ik net gaf – het doen van een goed onderzoek naar eerdere kasverschillen en/of de door deze werknemer ingediende declaraties.
Let op! Voor het installeren of gebruiken van een camera gelden zeer strenge regels. Ik vertel je daar meer over in een volgende blog.
Natuurlijk kun je onderzoek ook open en bloot doen. Je informeert de medewerker dan op een nette en duidelijke wijze en combineert dit – hangende het onderzoek – mogelijk met een schorsing of op non-actiefstelling (met behoud van salaris). Het nadeel daarvan is dat je als werkgever het risico loopt dat de medewerker probeert zijn sporen te wissen. Daarom is het vaak onverstandig om de medewerker al in de beginfase van het onderzoek te informeren. Helemaal als er zelfs nog geen begin van bewijs is. Elke keer dien je je als werkgever de vraag te stellen of het tactisch handig is om de werknemer te informeren.
Let op! Je kunt een werknemer niet zonder goede reden schorsen of op non-actief stellen. Daarvoor moet namelijk een redelijk vermoeden bestaan dat die werknemer heeft gefraudeerd. Dit redelijk vermoeden betekent trouwens niet dat de werkgever al over bewijs moet beschikken. Waar belangrijk is, is dat er voor de werkgever een duidelijke concrete aanleiding is om dit onderzoek te doen. Je kunt dit onderzoek dus niet gebruiken om het personeel bijvoorbeeld steekproefsgewijs door te lichten.
Vaak is het meest handig om het onderzoek op zeer discrete wijze te doen. Maak het onderzoek niet kenbaar binnen de onderneming en zeker niet bij collega’s en/of relaties. Als de verdenking met het onderzoek namelijk niet hard kan worden gemaakt, dan zou de werknemer zich op het standpunt kunnen stellen dat zijn goede naam is aangetast en dat hij daardoor schade heeft geleden.
Hogere vergoeding als onderzoek tot niets leidt?
Stel dat dit dan leidt tot een onhoudbare situatie binnen het bedrijf leidt en dat er feitelijk geen andere weg overblijft dan over te gaan tot een beëindiging van het dienstverband, dan leidt dit mogelijk tot een hogere ontslagvergoeding. De werknemer zal in zo een geval aanspraak proberen te maken op niet alleen de ‘gebruikelijke’ transitievergoeding, maar ook op de billijke vergoeding en de zogeheten additionele vergoeding. Let wel, wil dit – geheel of gedeeltelijk – worden toegewezen, dan zal de werknemer moeten aantonen dat sprake is van ernstig verwijtbaar handelen door de werkgever.
Het gesprek – hoor en wederhoor
Als je als werkgever het sluitende bewijs hebt verzameld of als je – ondanks het onderzoek – dit niet hebt maar wel nog steeds een (sterk) vermoeden hebt dat sprake is (geweest) van fraude, dan is de next step om de medewerker te confronteren met dit bewijs en/of de verdenking van fraude. Om hoor en wederhoor goed toe te passen gebeurt dit bij voorkeur in een persoonlijk gesprek, waarbij de medewerker de kans krijgt om zijn kant van het verhaal te geven. Dit gesprek laat je voeren door (in ieder geval) de direct leidinggevende in aanwezigheid van een HR-adviseur en/of arbeidsrechtadvocaat.
De volgende zaken moeten in ieder geval tijdens het gesprek aan de orde komen:
- de constatering of verdenking van de fraude met een duidelijke uitleg moet als eerste aanbod komen;
- de medewerker moet vervolgens zijn kant van zijn verhaal kunnen doen. Geef hem hiervoor de ruimte en dus voldoende tijd; geef de werknemer voldoende gelegenheid om ‘zijn verhaal’ te doen;
- daarna licht je ook de volgende stappen en/of de gevolgen toe.
Wat zijn de vervolgstappen?
Wat je vervolgens als werkgever gaat doen, hangt echt af van hoe hard het bewijs is, dat je verzameld hebt en natuurlijk ook de reactie van de werknemer. Beoordeel dit goed, bij voorkeur met een gespecialiseerde advocaat. De meest logische stappen zijn meestal (a) het instellen van een nader onderzoek, eventueel gecombineerd met (b) een schorsing of op non-actiefstelling of (c) het in gang zetten van de beëindiging van het dienstverband. Ben je als werkgever echt zeker over je zaak, dan kan (d) ontslag op staande voet ook een logisch gevolg zijn. Ik ga daarover in de vervolgblog verder op in.
Wat doe je als de werknemer berouw toont?
Vaak zien we dat een werknemer wanneer hij in het gesprek gevraagd wordt om te reageren – ook echt berouw toont of lijkt te tonen en uitlegt waarom hij zo heeft gehandeld. Als je als werkgever daarvoor begrip kan opbrengen, dan kan je de werknemer ook ‘slechts’ een schriftelijke waarschuwing geven en eventueel afspraken maken over terugbetaling van de opgelopen schade c.q. het bedrag waarvoor gefraudeerd is. Of je hierin meegaat, hangt altijd van de omstandigheden van het geval af. Denk hierbij aan het feit of de medewerker wel of niet een voorbeeldfunctie heeft, maar ook hoe zijn gezinssituatie is en hoe lang hij al wel of niet goed functioneert. Het is echt zaak om dit goed af te wegen.
Moet je direct een beslissing nemen?
Nee. Nadat je de medewerker gesproken hebt over de geconstateerde fraude of het vermoeden van fraude, hoef je niet direct een beslissing te nemen. Je kunt ook een (korte) bedenktijd inlassen om bijvoorbeeld te overleggen met degene die hier binnen de onderneming over gaat (bijvoorbeeld op directieniveau) en/of te overleggen met een arbeidsrechtadvocaat. Je sluit het gesprek dan af door (letterlijk) te zeggen dat jullie je “beraden over de vervolgstappen”. Ik raad je wel aan om dit dan te combineren met een schorsing of op non-actiefstelling met behoud van salaris.
Goede schriftelijke vastlegging is essentieel
Laat de medewerker wel duidelijk weten wanneer hij meer te horen krijgt en leg dit aansluitend ook direct goed schriftelijk vast. Deze schriftelijke vastlegging van wat er in het gesprek met de medewerker is gebeurd en besproken, is – samen met de resultaten van het onderzoek – de basis van het vervolg. Hoe je dit vastlegt, vertel ik je volgende week in de (hierboven al genoemde) nieuwe blog.
Vragen, tips nodig of sparren?
Heb je naar aanleiding van deze blog vragen, heb je tips nodig of wil je (vrijblijvend) sparren met een gespecialiseerde advocaat?
Twijfel dan niet en bel mij – Dries Beljon – op 085-3036429 of mail naar dries@LEANlawyers.nl. Bij LEAN LAWYERS helpen we je altijd verder!
