Reorganiseren in tijden van Corona: hoe pak je dat aan?

De kranten en nieuwswebsites staan er vol mee: de ene na de andere reorganisatie wordt aangekondigd. Door de coronacrisis zien veel werkgevers zich genoodzaakt om in te krimpen om loonkosten te besparen, afscheid te nemen van overbodige functies als gevolg van werkvermindering of hun organisatie anders in te richten om een efficiëntieslag te maken. Vaak kunnen gedwongen ontslagen hierbij niet worden voorkomen. Maar hoe pak je dit aan? Met dit stappenplan helpen we je graag op weg. 

Stap 1. Gegevens verzamelen en opstellen reorganisatieplan

Een goede voorbereiding is het halve werk, dit geldt ook bij een reorganisatie. Het is van belang om eerst te bepalen wat het doel van de reorganisatie is, zodat op basis daarvan een plan kan worden gemaakt om dit doel te bereiken. 

Een doel kan bijvoorbeeld zijn het afslanken van de organisatie uit kostenbesparing, het laten vervallen van overbodige functies als gevolg van werkvermindering of het anders inrichten van je organisatie om eenvoudig in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen.

Als dit doel helder is, is het vervolgens aan te raden om een reorganisatieplan op te stellen. Dit stuk kan als uitgangspunt worden gebruikt voor de melding van het collectief ontslag aan het UWV en aan de betrokken vakbonden, voor het overleg met de vakbonden en de ondernemingsraad, voor de adviesaanvraag van de ondernemingsraad, voor de ontslagaanvraag bij het UWV en voor de interne communicatie. 

Een reorganisatieplan bestaat onder meer uit:

• een uiteenzetting van de reden van de reorganisatie;
• de voorgenomen maatregelen en de reeds genomen bezuinigingsmaatregelen;
• een prognose voor de aankomende zes maanden tot één jaar waarin wordt ingegaan op de situatie waarin wel wordt gereorganiseerd en de situatie waarin dat niet gebeurt;
• een uiteenzetting waarom afvloeiing van personeel de enige mogelijkheid is die tot het bereiken van de gewenste situatie kan leiden;
• een overzicht op welke afdelingen welke functies (moeten) vervallen;
• een compleet overzicht van alle binnen de onderneming werkzame personen, waaronder bijvoorbeeld ook ingeleend personeel, freelancers en stagiaires ingedeeld per functie en per persoon voorzien van naam, geboortedatum, functie, datum indiensttreding, soort contract (eventueel met einddatum van het contract) en bijzonderheden, zoals arbeidshandicap, pensionering, ziekte of opgezegd dienstverband;
• het budget dat eventueel beschikbaar is voor de afvloeiing;
• een overzicht van maatregelen die de onderneming bereid zou zijn te treffen voor de voor ontslag voor te dragen werknemers, zowel financieel als op het gebied van versoepeling van arbeidsvoorwaarden, om- of bijscholing en sollicitatiebegeleiding;
• een tijdspad, waarin is opgenomen wanneer welke stappen moeten zijn gezet. Houd er daarbij rekening mee dat een reorganisatie inclusief voorbereiding, adviesaanvraag en UWV traject al snel 4 à 5 maanden in beslag neemt. Hoeft er geen advies te worden gevraagd of de ondernemingsraad stemt snel in én de werknemers accepteren een beëindigingsovereenkomst, dan kan het ook sneller. 

Stap 2. Nagaan of sprake is van collectief ontslag zoals bedoeld in de Wet Melding Collectief Ontslag (WMCO)

Op basis van het reorganisatieplan heb je in kaart gebracht welke functies en/of arbeidsplaatsen verdwijnen en welke terugkomen in de organisatie. Als je het voornemen hebt om binnen 3 maanden ten minste 20 werknemers te ontslaan om bedrijfseconomische redenen binnen 1 werkgebied van het UWV, dan is er sprake van collectief ontslag. Het maakt daarbij niet uit of gaat om gedwongen ontslagen of ontslagen met wederzijds goedvinden.

Als sprake is van collectief ontslag, dan moet je:

• Melding doen bij het UWV en de vakbonden met leden binnen jouw organisatie dat je werknemers collectief gaat ontslaan;
• Vakbonden raadplegen over de voorgenomen ontslagen. Dit houdt in dat je met elkaar overlegt over de plannen. Als de vakbond niet (op tijd) reageert op jouw uitnodiging, dan vervalt deze verplichting;
• In de meeste gevallen ook de ondernemingsraad raadplegen. 

Doe je dit niet, dan kan een werknemer de opzegging of beëindigingsovereenkomst binnen 6 maanden na de opzegging of het sluiten van de beëindigingsovereenkomst vernietigen. 

Als sprake is van collectief ontslag, dan geldt verder een zogenoemde wachttijd. Dit houdt in dat je de arbeidsovereenkomsten pas kunt opzeggen of de beëindigingsovereenkomsten pas kunt tekenen, 1 maand nadat de melding bij het UWV en de vakbonden is gedaan. De maand wachttijd geldt niet bij een positieve verklaring van een vakbond dat zij is geraadpleegd en akkoord gaat met de ontslagen.

Stap 3. Opstellen van een concept van een sociaal plan

Voordat het informeel overleg met de ondernemingsraad en de vakbonden plaatsvindt, is het verstandig om een concept sociaal plan klaar te hebben liggen. In een sociaal plan neem je op hoe de personele gevolgen worden opgevangen. Voordeel van het opstellen van een concept sociaal plan is dat dit het uitgangspunt van de onderhandelingen is. Dat is een onderhandelingsvoordeel. Het is wel raadzaam om in het concept sociaal plan niet direct op te nemen waartoe de onderneming maximaal bereid is. In het concept sociaal plan hoeft geen uitgewerkte afvloeiingsregeling te worden opgenomen. Vaak volstaat het noemen van een ‘maximaal budget’ en het geven van contouren van een mogelijke invulling. 

Stap 4. Informeel overleg ondernemingsraad/vakbonden

Als zowel het reorganisatieplan als een concept sociaal plan gereed zijn, kan het nuttig zijn om een informeel overleg te hebben met de ondernemingsraad en de vakbonden. Dit geldt zeker als het gaat om een groot aantal beëindigingen van dienstverbanden, maar ook als er geen sprake is van een collectief ontslag kan dit erg nuttig zijn om het draagvlak onder de werknemers te vergroten. 

Bij dit informele overleg kan, onder oplegging van een geheimhoudingsplicht aan de vakbonden en de ondernemingsraad worden aangegeven dat het voornemen bestaat om een reorganisatie door te voeren.

Stap 5a. Melding aan vakbonden en het UWV over voorgenomen collectief ontslag

Het formele traject van het collectief ontslag vangt aan met de melding aan het UWV en aan de betrokken vakbonden.

Stap 5b. Gelijktijdige adviesaanvraag aan de ondernemingsraad

In principe geldt voor zowel de melding van het collectief ontslag aan het UWV en de betrokken vakbonden als voor de adviesaanvraag aan de ondernemingsraad dat daarmee de maand wachttijd ingaat. Het is dan ook verstandig om de melding op grond van de WMCO en de adviesaanvraag gelijktijdig te doen. In de maand wachttijd die volgt, moeten officiële overleggen met de vakbonden en met de ondernemingsraad worden gepland zodat na de wachttijd is voldaan aan de voorwaarden voor indiening van de individuele ontslagaanvragen.

Stap 6. Inventarisatie betrokken werknemers bij reorganisatie en transitievergoeding berekenen

Aan de hand van het afspiegelingsbeginsel dient te worden bepaald welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. 

Dit houdt in dat de werknemers per categorie uitwisselbare functies worden ingedeeld in vijf leeftijdsgroepen. Uitwisselbare functies zijn vergelijkbaar wat betreft functie-inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties, en niveau en beloning. Het aantal werknemers binnen een groep uitwisselbare functies dient te worden verdeeld over 5 leeftijdscategorieën:

• 15 tot en met 24 jaar;
• 25 tot en met 34 jaar;
• 35 tot en met 44 jaar;
• 45 tot en met 54 jaar;
• 55 jaar tot de AOW-leeftijd.

De verdeling van de ontslagen over de leeftijdsgroepen moet zo plaatsvinden dat de leeftijdsopbouw binnen de categorie uitwisselbare functies vóór en ná de inkrimping verhoudingsgewijs zo veel mogelijk gelijk is. Vervolgens wordt binnen elke leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag voorgedragen. UWV toetst of rekening is gehouden met de ontslagvolgorde.

Een werkgever heeft niet veel ruimte om hiervan af te wijken, al zijn er soms wel mogelijkheden om te sturen in de richting van de gewenste situatie (bijv. bij een unieke functie, een onmisbare werknemer, stoelendans). Wij bespreken de mogelijkheden graag met je. 

Transitievergoeding

Als je een werknemer ontslaat met toestemming van het UWV, dan ben je de transitievergoeding verschuldigd. Deze bedraagt – kort gezegd – 1/3 maandloon per dienstjaar en wordt pro rata berekend.

Werknemers weten dit vaak ook maar al te goed, dus zij zullen bij een beëindiging met wederzijds goedvinden waarschijnlijk niet akkoord gaan met minder dan de wettelijke transitievergoeding. 

Op de website van de overheid kan de transitievergoeding eenvoudig worden berekend: https://rekenhulptransitievergoeding.nl/

Stap 7. Gereedmaken stukken ontslagaanvragen en indienen ontslagaanvragen bij het UWV 

Het advies van de ondernemingsraad moet nog van wezenlijke invloed kunnen zijn op het te nemen besluit. Daarom is het meest praktisch om de individuele ontslagaanvragen pas na het verkregen advies in te dienen.

Verder verdient het de voorkeur de individuele ontslagaanvragen in te dienen, voordat het personeel wordt geïnformeerd over de reorganisatie. Dat heeft twee redenen:

1. Als een werknemer zich ziekmeldt voordat de ontslagaanvraag is ingediend, dan geldt het opzegverbod wegens ziekte. Dit houdt in dat gedurende de arbeidsongeschiktheid van de werknemer geen gebruik kan worden gemaakt van de door het UWV verleende ontslagvergunning. Als de werknemer zich ziekmeldt nadat de ontslagaanvraag is ingediend, dan geldt het opzegverbod niet. Wellicht niet erg sympathiek om het op deze manier aan te pakken, maar hiermee wordt wel voorkomen dat een werknemer zijn ontslag door een ziekmelding (voorlopig) weet te frustreren.
2. Nadat het UWV de individuele ontslagaanvragen heeft ontvangen, wordt de werknemer door het UWV in de gelegenheid gesteld daarop te reageren. Uiteraard moet worden voorkomen dat de werknemers een kopie van de ontslagaanvraag van het UWV ontvangen, voordat zij door hun werkgever persoonlijk zijn geïnformeerd. Daarom moet ook weer niet te lang worden gewacht met informeren van de werknemers na de indiening van de ontslagaanvragen.

Stap 8. Direct met het indien van de ontslagaanvragen bij het UWV, de werknemers inlichten over het voornemen en op basis van het sociaal plan een aanbod tot beëindiging doen

Het is van belang dat de werknemers zo veel mogelijk gelijktijdig – bijvoorbeeld allemaal op dezelfde dag en/of in 1 sessie – worden geïnformeerd en dat zij allemaal dezelfde informatie krijgen. Het is gebruikelijk om eerst een mededeling aan alle werknemers gezamenlijk te doen en daarna persoonlijke gesprekken te voeren met de individuele werknemers waarvoor een ontslagaanvraag is ingediend en hen een aanbod tot beëindiging te doen op basis van het sociaal plan. 

Voor het goed verlopen van de procedures is het van cruciaal belang dat de werknemers zorgvuldig en invoelend worden geïnformeerd. De manier waarop de boodschap wordt overgebracht, bepaalt voor een deel de wijze waarop op de boodschap wordt gereageerd. Als de boodschap bot en koud wordt gebracht, zijn werknemers eerder geneigd zich te verzetten dan wanneer goed wordt uitgelegd waarom het niet anders kan. Als je begrip toont voor de werknemers en aangeeft dat je hen zo veel mogelijk helpt bij het zoeken naar ander werk, dan is het verzet vaak wat minder groot.

Stap 9. Beëindigen arbeidsovereenkomsten met wederzijds goedvinden van werknemers die akkoord gaan met de beëindigingsovereenkomst 

Met de werknemers die akkoord zijn met het aanbod worden de beëindigingsovereenkomsten getekend. 

Houdt rekening met de wachttijd: een maand na de melding van het voornemen kunnen de arbeidsovereenkomsten pas door middel van een beëindigingovereenkomst worden beëindigd. Verklaren de vakbonden schriftelijk dat zij zijn geraadpleegd, en dat zij akkoord gaan met het collectief ontslag, dan geldt die termijn niet.

Voor de werknemers die niet akkoord gaan met de beëindigingsovereenkomst, wordt de procedure bij het UWV voortgezet. 

Stap 10. Opzegging van de arbeidsovereenkomst na verkregen ontslagvergunning

Voor de werknemers die niet akkoord gaan met de beëindigingsovereenkomst, wordt de procedure bij het UWV voortgezet. De behandeltijd bij het UWV bedraagt normaliter 4 weken. Als er een extra ronde nodig is voor hoor en wederhoor, bijvoorbeeld omdat de werknemer het niet eens is met het ontslag dan duurt de behandeling ongeveer 6-8 weken. 

Nadat de ontslagvergunningen zijn verkregen, kunnen de arbeidsovereenkomsten worden opgezegd met inachtneming van de geldende opzegtermijn. De duur van de UWV-procedure mag van de opzegtermijn worden afgetrokken, mits één maand opzegtermijn resteert.

Tot slot – een belangrijk punt is de timing van de voorgaande stappen. 

Het is van belang dat de stappen zodanig worden gepland dat informatie niet voortijdig naar buiten komt. Belangrijk is ook dat er voldoende feiten en cijfermateriaal beschikbaar moeten zijn. Dit is nodig om alle betrokkenen te kunnen overtuigen van de noodzaak van het voorgenomen collectief ontslag. 

Eén van de te vermijden fouten daarbij is dat te weinig tijd wordt ingeruimd om overleg te plegen met de verschillende betrokkenen. Ook kan het van belang zijn dat informatie niet uitlekt voordat de betrokken werknemers op de hoogte zijn gebracht.

Ben je van plan te reorganiseren en heb je daar hulp bij nodig of wil je vrijblijvend sparren? Neem dan gerust contact met ons op via arbeidsrecht@LEANlawyers.nl of op 085- 303 6429. Wij denken graag met je mee.